Hoy en día, el seguimiento a graduados se ha convertido en un gran reto en la Enseñanza Superior, concretamente para las áreas de servicios a exalumnos y para los responsables de esta tarea desde las unidades académicas.

En ese contexto, surgen numerosos modelos desde las instituciones que implementan una serie de estrategias para lograr un objetivo común: obtener información relevante de los graduados en torno a datos de contacto actualizados o relacionados con su vida laboral para diversos propósitos.

Durante los últimos años, además, el seguimiento a graduados cobra mayor importancia dentro de los procesos de acreditación, lo que implica para las instituciones un mayor foco de atención en sus graduados, las unidades de Alumni y el desarrollo de carrera como parte de la sistematización y mejora de los resultados en su conjunto.

Bajo estas premisas, a la hora de diseñar o adaptar nuestros planes estratégicos de seguimiento, ¿qué debemos considerar para que éstos puedan constituirse como un mecanismo de aseguramiento de la calidad?

Hoy comparto algunos elementos e ideas clave para darle un sentido y una visión global al plan, y que éste se perfile en consonancia con la misión, visión y valores de la institución respondiendo a las distintas exigencias internas y externas que son requeridas actualmente.

Cuando logramos entender y darle un sentido a lo que hacemos, pasamos de desempeñar nuestras funciones “por cumplir” a desarrollarlas contribuyendo a nuestro crecimiento personal y al de quienes nos rodean.

¿Qué tener en cuenta antes de elaborar nuestro plan estratégico?

1. El vínculo y la relación nacen mucho antes de la Titulación.

En la teoría esto parece evidente, pero en la práctica y en el día a día muchas veces se olvida o se diluye. Cuando logramos interiorizar este concepto podemos actuar con antelación y proteger la relación desde las etapas iniciales y durante los años que el futuro Alumni estará con nosotros en la institución. El seguimiento y el sentido de pertenencia no es algo que podamos construir de la noche a la mañana, por lo que es importante comenzar a trabajar en esa relación de forma temprana. Esta visión nos entrega la ventaja de poder actuar antes de que sea tarde.

2. Forjar y mantener ese vínculo es trabajo y responsabilidad de todos

En ocasiones, existe la tendencia a identificar un área o unidad como única responsable de un proceso o acción, pero cuando hablamos de preuniversitarios, estudiantes y graduados esto no es así. La persona que ingresará a la institución caminará por distintas etapas durante su paso por ella, que involucrará a distintas unidades y actores. Éstos deberán colaborar para preservar el vínculo y la relación durante todo el ciclo estudiantil y a lo largo de la vida del graduado o graduada. Este engranaje y trabajo colaborativo se traducirá en graduados comprometidos con su institución, y no en un “número de identidad” al que recordamos llamar cuando se avecina la visita de la comisión evaluadora.

Al referirme al trabajo colaborativo hablo, principalmente, de la puesta en marcha de habilidades y competencias para el desarrollo del trabajo en equipo, la solidaridad y la empatía. Para que los graduados logren generar ese sentido de pertenencia es vital conectar primero entre nosotros, el equipo de personas que trabaja desde las distintas áreas y unidades que los acompañan durante todo el proceso, para lograr entregarles una grata experiencia tanto antes y durante, como después de su paso por la institución.

3. Debe tener la característica de ser ejecutable en todos los niveles y dimensiones

Esto significa que se debe poder aplicar la misma metodología y principios a nivel tanto de programas, carreras, escuelas, facultades y, de manera transversal a toda la institución, desde la unidad central de Alumni o similar si la hubiera. Esto creará un modelo único que supondrá una forma de sistematización de procesos con carácter institucional necesaria para cumplir con ese requerimiento específico, y que logrará que el discurso de las diferentes áreas relevantes que serán entrevistadas, sea coherente entre sí.

Cumplir con esta característica también contribuirá a evitar que se diseñen acciones o actividades de forma aislada o individual, que podrían estar alejadas del objetivo principal por no tener en cuenta los criterios generales, desperdiciando tiempo y recursos. Muchas veces es más recomendable inclinarse por la poca cantidad, pero de calidad y enfocado exactamente a lo que queremos lograr que mucha cantidad, pero sin sentido.

4. El trabajo interdisciplinar es imprescindible para todo lo anterior

Trabajar en red de manera interdisciplinar y evitando el trabajo en islas fortalecerá nuestra visión de conjunto, desarrollará las habilidades mencionadas y propiciará un trabajo coordinado traducido en el logro de objetivos construido por todos, que se hará evidente en los procesos de autoevaluación y resultados de acreditación.

Desarrollo paso a paso

Paso 1: Identificar cuáles son los requisitos que debe tener el vínculo y relación con los graduados

Para ello nos apoyaremos en las áreas de Aseguramiento de la Calidad de nuestra institución o, en su defecto, recurriremos a la información que proveen las comisiones de acreditación en la red. Algunas instituciones también pueden establecer instancias de formación a sus colaboradores a través de asesores externos especializados.

Paso 2: Establecimiento de metas

Debemos recordar que éstas deben ser S.M.A.R.T., siglas que responden a los conceptos: “Specific”, “Measurable”, “Attainable”, “Realistic” y “Timely” (específico, medible, alcanzable, realista y temporal).

Paso 3: Desarrollar el Plan de Acción

En este punto es recomendable dividir las acciones por tipos y segmentos. Por ejemplo, por tipos, las acciones a realizar durante la vida estudiantil y las enfocadas al período posterior a la titulación. Y por segmentos podemos distinguir pregrado, postgrados, formación continua, estudiantes, titulados, cohortes…

Paso 4: Crear un protocolo para la recogida y almacenamiento de información

Sin este paso todo lo anterior no podrá cumplir su función. Crear un sistema de recogida de información es vital para almacenar las evidencias que necesitaremos durante la evaluación y para demostrar que contamos con un proceso interno estandarizado, validado y sistemático. Esta información, que quedará recogida en una plataforma o sistema digital institucional evitará la pérdida de información, a pesar de la rotación de personas o cuando las herramientas de trabajo fallan.

Evaluación

Para cerrar el ciclo cabe mencionar que, no sólo de cara a los procesos de acreditación sino también para medir nuestra propia calidad, es fundamental incluir un sistema de evaluación y mejora continua. Para ello anualmente realizaremos un recorrido por el análisis, la autoevaluación y la implementación de mejoras. Esta acción servirá para involucrar a los demás y fomentar el trabajo en red al que me refería anteriormente, al invitar a la comunidad interna y externa a participar en el proyecto, otorgará credibilidad hacia la calidad del modelo y los sistemas y nos ayudará a detectar con mayor exactitud la orientación que debemos seguir.

Si te interesa profundizar más puedes acceder al webinar “Sistematización del relacionamiento con exalumnos de Educación Superior” donde se aborda esta temática desde tres enfoques complementarios, organizado por la Fundación Ocides para el desarrollo de carrera y la orientación a lo largo de la vida.

Encuéntralo aquí: